Standard téléphonique : 3 conseils pour améliorer votre image professionnelle

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Par le contact téléphonique, le client peut se faire rapidement une idée du professionnalisme de l’entreprise contactée en fonction de l’accueil qui lui est dévoué. Dans cet article, nous vous livrons les bonnes pratiques utilisées avec le standard téléphonique par les entreprises pour améliorer leur image de marque auprès de leurs clients.

Recevant de nombreux appels, les grandes entreprises sont toutes équipées d’un standard téléphonique pour accueillir professionnellement leur clientèle. Par le contact téléphonique, le client se fait rapidement une idée du professionnalisme de l’entreprise contactée en fonction de l’accueil qui lui est dévoué. En effet, le premier contact est extrêmement important puisqu’il influera sur la relation à suivre avec l’interlocuteur.

A l’instar des grandes entreprises, les TPE et PME doivent pouvoir bénéficier d’une vraie téléphonie d’entreprise, telle que le  standard téléphonique évolutif.

1. Personnalisez votre accueil pour présenter votre entreprise

Dans le cadre de la gestion de la relation client, la personnalisation de votre accueil permet de présenter votre entreprise à l’interlocuteur,  client ou partenaire. En tant qu’entreprise, la personnalisation du message d’accueil  prouve que vous prenez soin de vos clients avant même de répondre à leur requête. Le client est rassuré car il est déjà considéré. Un accueil soigné démontre le professionnalisme de l’entreprise. 

« Un message d’accueil améliore votre image de marque. »

Le message d’accueil améliore incontestablement votre image de marque. Ainsi, en plus d’être un véritable confort pour le client, le standard téléphonique représente aussi un atout professionnel pour l’entreprise.

2. Bénéficiez d’un serveur vocal pour répondre aux besoins du client

standard téléphonique accueil vocal

Intégré au standard téléphonique, le Serveur Vocal Interactif  (SVI) permet d’optimiser la réception d’appels en mettant en place des règles automatique de renvois.

Du côté du client, le SVI répond à 2 objectifs pour le satisfaire :

  • Le SVI permet de bien accueillir le client. En effet, le SVI invite le client à rentrer directement en contact avec le service souhaité.  L’appelant est orienté vers un opérateur dédié qui pourra répondre exactement à sa demande. Par exemple, « tapez 1 pour être mis en relation avec le service-après-vente » ; « tapez 2 pour joindre le service marketing », etc.
  • Le serveur vocal interactif favorise l’accès à l’information pour tous et à n’importe quel moment grâce à la diffusion et collecte d’informations 24h/24 et 7j/7.

Du côté de l’entreprise, le SVI garantit 3 choses :

  • Ne pas perdre d’appels puisque le client est accueilli dans tous les cas.  Alors que sans message d’accueil, il risque de raccrocher au bout de quelques sonneries, parce que le service est indisponible ou occupé. Un appel manqué est un client insatisfait, ou un client potentiel perdu.
  • Chez les entreprises qui utilisent le serveur vocal interactif, nous constatons une nette amélioration de l’image de marque de la société grâce à un accueil téléphonique de qualité. Enfin, c’est un excellent moyen d’optimiser les coûts et ressources par une meilleure allocation des ressources de personnel.
  • Cette solution permet d’améliorer immédiatement la productivité des employés et donne à l’entreprise un modèle de gestion professionnelle de la communication.

 3. Humanisez votre message d’attente pour faire patienter le client

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Une bonne pratique à ne pas négliger est la personnalisation de la messagerie d’attente. En effet, avec le standard téléphonique votre entreprise peut facilement ajouter un message d’attente spécifique et humain. Il est très appréciable pour l’appelant d’être mis en attente avec message adapté plutôt que patienter, seul au bout du fil, ou d’être accueilli par un « robot » dans l’espérance d’être mis en relation avec un interlocuteur.

Un message d’attente réduit nettement l’impatience d’un client potentiel. L’attente devient alors plus agréable. Toutefois, prenez soin de bien choisir le contenu de votre message d’attente pour éviter de créer un effet inverse, susciter l’énervement, et nuire à l’image de votre entreprise.

« Un message d’attente réduit l’impatience du client. »

L’entreprise peut paramétrer un message d’attente automatique assurant un accueil téléphonique 24h/24 du client en dehors des heures de bureau ou avant d’être mis en relation avec un interlocuteur de votre entreprise.

Imaginez les informations sur votre entreprise  que vous estimez utiles pour vos clients, telles que :

  • les horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise ;
  • des coordonnées supplémentaires (mail, site web, blog, réseaux sociaux,…) ;
  • inviter l’appelant à laisser un message afin d’être recontacté ;
  • diffuser une annonce particulière sur l’entreprise (infrastructure, événement, offre promotionnelle…)

Enfin, si vous ne souhaitez pas enregistrer un message, la musique d’attente est efficace pour faire patienter l’appelant. Imaginez la musique qui conviendra le mieux à l’image de votre entreprise : dynamique, tendance, moderne, classique, jazz…

Bénéficiez d’une vraie téléphonie d’entreprise avec le Standard Téléphonique

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